経費精算とは？
基礎知識や注意点、効率化のポイントを解説
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毎月末、山のように積み上がった領収書と格闘し、1円単位の不一致に頭を悩ませてはいませんか？経費精算は欠かせない業務でありながら、直接的な利益を生まない「ノンコア業務」の代表格です。業務フローを見直し、効率化したいと考えている方は多いのではないでしょうか。
この記事では、経費精算の基礎知識やそのプロセス、注意点、効率化のポイントなどについて詳しく解説します。ぜひ参考にしてください。
この記事でわかること
- 経費精算の基本的な知識
- 経費精算業務を効率化する4つのポイント
- 法人クレジットカード、法人デビットカードを活用して経費精算の負担を軽減する方法
経費精算とは？
確認しておきたい基本的な知識
経費精算とは、従業員が業務に関連して一時的に立て替えた費用や、事前に会社から受け取った仮払金について、後日会社と過不足を精算する一連のプロセスのことです。企業活動において日常的に発生する経費精算は、以下の3つに大別できます。
小口精算
日々の業務で発生する少額の費用を精算する手続きです。例えば、オフィスの電球や文房具などの備品購入費、来客用の茶菓代、切手代などが該当します。
交通費精算
従業員が業務上の移動で利用した電車やバス、タクシーなどの運賃や、車で移動した際の高速道路料金、駐車場代などを精算する手続きです。取引先への訪問など、通勤以外で業務のための移動にかかった費用に対して支払われます。
旅費精算
出張に伴って発生した費用をまとめて精算する手続きです。会社によっては「移動距離が100km以上の場合は旅費とする」など、社内規程で定めていることもあります。新幹線や航空機などの遠距離移動費、ホテルなどの宿泊費に加え、出張日当なども含まれます。金額が大きくなりやすいため、事前の申請・承認を行うのが一般的です。
経費として精算できる費用、
できない費用とは？
会社の経費として認められる費用と、そうでない費用について確認しておきましょう。
経費として精算できる費用
原則として「業務を遂行する上で直接・間接的に必要な費用」が経費として認められます。主なものは以下のとおりです。
- 旅費・交通費
業務上の移動にかかった電車代、バス代、タクシー代、宿泊費、出張日当など。
- 消耗品費
使用可能期間が1年未満または取得価額が10万円未満の物品購入費。文房具、コピー用紙など。パソコンや周辺機器も単体で10万円未満であれば計上可。
- 接待交際費
取引先や顧客との関係維持や円滑化を目的とした会食、贈答品の費用など。なお、飲食費については、金額や保存書類などの要件を満たす場合、税務上の交際費等から除外されることがある。
- 通信費
業務で使用する電話やインターネット回線代、切手・はがき代など。
経費として精算できない費用
業務との関連性が認められない費用や、税法上で経費（損金）と認められないものは精算しても損金計上ができません。
例えば、従業員や経営者が私的に消費した物品の購入費、プライベートな飲食代など、また、企業が納める法人税・法人住民税などです。ただし、事業税や印紙税など経費に算入できる税金もあります。
経費精算の一般的な流れ
経費精算には主に「立替払い精算」と「仮払い精算」の2種類があります。一般的には立替払い精算が多く、高額な出張やイベント時などには仮払い精算が用いられることもあります。それぞれの一般的な流れを確認しておきましょう。
立替払い精算
従業員が一時的に経費の支払いを行い、後から会社に請求して払い戻しを受ける、最も一般的な方法です。立替精算、実費精算などと呼ぶこともあります。
【立替払い精算の流れ】
-
- 1立替払い
- 業務に必要な物品の購入や交通費を、従業員が自費で立て替えます。
-
- 2領収書の受領
- 支払先から、宛名が企業名になった領収書を受け取ります。公共交通機関などの運賃は領収書が発行されないため、日付や交通機関名、経路、運賃、訪問先などを記入した交通費精算書を作成します。
-
- 3精算書の提出
- 社内ルールにのっとり経費精算書を作成し、領収書などを添付の上、決裁権限のある上司に提出します。
-
- 4承認・精算
- 上司が精算書の内容を確認し、問題がなければ経理部門に送ります。経理部門が最終チェックの上、問題なければ立替金額が返金されます。返金方法は、翌月の給与振込時に合算もしくは別途銀行振込が一般的です。
仮払い精算
高額な出張やイベントの開催など、従業員の立替負担が大きくなることが予想される場合に、事前に概算の現金を渡しておく方法です。
【仮払い精算の流れ】
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- 1事前申請
- 従業員が、仮払い金額と使用目的などの必要事項を記載した「仮払経費申請書」を作成し、事前申請を行う。
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- 2仮払金の支給
- 上司が申請書の内容を確認し、問題がなければ経理部門に送ります。経理部門が最終チェックの上、問題なければ仮払金が現金もしくは銀行振込の形で支給されます。
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- 3領収書の受領
- 支払先から、宛名が企業名になった領収書を受け取ります。公共交通機関などの運賃は領収書が発行されないため、日付や交通機関名、経路、運賃、訪問先などを記入した交通費精算書を作成します。
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- 4精算書の提出
- 業務終了後、従業員は実際に使った費用の領収書をまとめ、社内ルールにのっとり仮払経費精算書を作成して提出します。仮払金が余っている場合は、残額を一緒に返金します。
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- 5差額の精算
- 経理部門は領収書の合計金額と精算書を確認し、問題がなければ承認します。仮払金で払い切れず、従業員の立替があった場合は不足分を支払うことで精算します。
経費精算に潜む4大リスクとは？
経費精算の流れには、いくつかのリスクが隠れています。主な4つのリスクについて解説します。
従業員による申請時のリスク
紙ベースなどのアナログな運用では、申請書への記入ミスや計算間違いが起こりやすくなります。また、月末にまとめて申請を行うと、記憶違いによる誤った申請をする可能性もあります。
上長による承認時のリスク
紙の精算書を一枚一枚確認するには集中力が必要です。忙しい月末に上長の負担が増え、チェックがおろそかになる可能性もあります。また、外出や出張で上長が不在の場合、承認が滞り精算が遅延するリスクも抱えています。
経理担当者のチェック・記帳時のリスク
経理担当者は、提出された書類に不備（日付や金額の誤り、領収書の添付漏れなど）がないかを厳しくチェックしなければなりません。不備があれば本人への差し戻しや確認が必要になり、手間と時間がかかります。また、金額の二重チェックや手動での会計ソフトへの記帳作業は疲弊を招き、入力ミスを引き起こす要因となります。
精算・保管時のリスク
社内に小口現金を置いている場合、現金の過不足が発生した際の原因究明に時間がかかるだけでなく、盗難や紛失といったリスクが常に付きまといます。さらに、申請書や領収書を紙の状態で何年も保管し続けることは、ファイリングの手間だけでなく、オフィスの物理的なスペースを圧迫するというコスト面のリスクもあります。
経費精算の効率化が急務である理由
デジタル化の波と法改正により、経費精算は従来の「紙とハンコ」の運用では厳しい時代となってきています。経費精算の効率化が必要である理由を解説します。
電子帳簿保存法への対応
電子帳簿保存法の改正（2024年1月1日以降）で、法律の要件を満たした形でデジタルデータを適切に保存・管理することが求められるようになり、要件を満たさない場合の罰則が強化されています。
インボイス制度への対応
インボイス制度（適格請求書等保存方式）の導入に伴い、経理担当者のチェック工数は大幅に増加しています。適格請求書かどうかの判定やデータ照合を自動化する仕組みを整える必要があるでしょう。
働き方改革と生産性向上
従業員や経理担当者が「領収書の転記」などの単純作業に時間を奪われることは、企業にとっての損失です。企業の生産性を向上させるためにも、ノンコア業務である経費精算の効率化・自動化は不可欠です。
経費精算業務を効率化する
4つのポイントとは？
経費精算を効率化することは、前述の4大リスク（申請時、承認時、チェック・記帳時、精算・保管時）の回避にもつながります。経費精算業務をスムーズに進めるためのポイントを解説します。
- 経費精算のルールを明確にする
中小企業の中には、経費精算に関するルール（申請の期限、領収書が漏れた場合の対応など）が明文化されておらず、口頭での指示や昔からの慣習のまま進められているケースが見られます。まずは基本的なルールをマニュアル化し、全社に周知徹底することが大切です。基準が明確になれば、従業員の判断の迷いや経理からの差し戻しを減らすことができます。
- 経費精算システムを導入する
クラウド型の経費精算システムなど、自社の規模や運用に適したデジタルツールを導入しましょう。スマートフォンで領収書を撮影するだけで金額や日付を自動で読み取る機能（OCR機能）や、オンライン上で承認が完結するワークフロー機能が備わっているため、業務スピードが大きく向上します。また、システムが自動でルールをチェックしてくれるため、業務の属人化防止にも役立ちます。
- 経費精算業務をアウトソーシングする
経費精算に関わるノンコア業務一式を、外部の専門業者やBPO（ビジネス・プロセス・アウトソーシング）サービスへ委託する方法です。領収書の突合チェックやデータ入力などの実務を外注することで、社内の貴重なリソースをコア業務に集中させることができます。「経費精算業務のチェック・入力だけ」などに絞ることもでき、予算や自社のリソース状況に応じて柔軟に決定できます。
- 法人カードを活用する
法人クレジットカードや法人デビットカードの導入は、経費精算業務の効率化に大きく寄与します。
これまで従業員が立替払いしていた分を、すべて法人カードでの決済に切り替えます。これにより、従業員が立替金を用意する負担がなくなるだけでなく、そもそも「立替経費精算」という業務そのものをなくすことができます。従業員の個別口座への振込手続きも不要になり、振込手数料の削減にも直結します。
また、経費精算業務以外に税金の支払いに活用するのもおすすめです。現金を持って金融機関やコンビニに足を運ぶ必要がなく、安全かつスピーディに手続きを完了できます。ただし、決済手数料が発生する場合があるため、事前に確認しましょう。
さらに、法人カードの利用明細データと前述の「経費精算システム」を連携させれば、カードの利用履歴がそのままシステムへ自動で取り込まれるため、経理担当者や申請者の入力作業をほぼゼロに省略化できます。自動で仕訳作業も行えるため、金額の打ち間違いなどのヒューマンエラーを根本から防ぐことが可能です。
自社に合ったカードを
活用するメリットとは？
法人クレジットカードや法人デビットカードを活用し、支払い方法をカードに統一することで、経費精算業務を大幅に効率化できます。自社の支払い内容や管理方針に合わせて、適したカードを選ぶことが大切です。ここでは、りそなグループの「法人クレジットカード」と「りそなビジネスデビットカード」をご紹介します。
- りそなグループの
法人クレジットカード -
企業や個人事業主向けのクレジットカードです。事業経費の支払いを前提としたカードで、法人口座や屋号付き口座などからの引落しとなります。ビジネスに特化したサービスが付帯されているのも特徴です。
りそなJCB法人カード
- 1
- 書類不要で簡単申込
- 創業1年未満でも事業用の口座があれば「りそなグループアプリ for ビジネス」から申込可能です。
- 2
- 支払いタイミングの調整に役立つ
- 後日まとめて引落とされるため、出張費や広告宣伝費など、まとまった支払いが発生する場面でも資金繰りの見通しを立てやすくなります。また、経費の支払い状況を把握しやすくなります。
- 3
- アプリでの一元管理
- 「りそなグループアプリforビジネス」から残高や入出金、カードの利用状況をすぐ確認できます。急なお振込みや支払いにも対応可能で、税金や公共料金の支払いにも便利です。
- 4
- 会計ソフト連携により経理業務を効率化
- カードの利用明細データを会計ソフトと連携できれば、入力作業を減らし、ヒューマンエラーの防止にもつながります。
- 5
- 初年度年会費無料
- 一般カードは初年度年会費0円、翌年以降は年会費1,375円（税込）です。
- 6
- ETCカードを複数枚発行可能
- 従業員ごとに発行できるため、立替精算の削減に役立ちます。また、社用車利用時の高速道路料金なども管理しやすくなり、経費精算業務を効率化できます。
- 7
- ポイントがたまる
- 月々の支払いについて、200円（税込）で1ポイントたまります。カードの利用額に応じてポイントがたまるため、日常的な経費の支払いを有効活用できます。
法人クレジットカードの仕組みや選び方、りそなグループの法人クレジットカードの特徴などについて、さらに詳しく知りたい方はこちらの記事をご覧ください。
- 1
- りそなビジネスデビットカード
-
法人・個人事業主向けのデビットカードです。クレジットカードのような「後払い」とは違い、お客さま指定のりそなグループ（りそな銀行、埼玉りそな銀行、関西みらい銀行、みなと銀行）の普通預金口座から、即時に代金が引落される仕組みです。
「りそなビジネスデビットカード」の主な特徴は以下のとおりです。
りそなビジネスデビットカード
- 1
- 与信審査なし
- 創業1年目や赤字決算でも、りそなグループにお持ちの法人口座で原則発行可能です。
- 2
- ガバナンス強化（サブカード）
- カードごとに「利用限度額」を設定できます。使い込みを防止しつつ、立替精算を減らせます。
- 3
- 即時引落し
- 使った瞬間に口座から引かれるため、「現金感覚」で管理でき、キャッシュフローが見えやすくなります（使いすぎ防止）。
- ※一部の加盟店・サービスでは即時の引落しとならない場合があります。
- 4
- 入出金管理はWeb明細で確認
- 利用明細がWebから簡単に確認できます。不正利用対策・出金管理に役立つメール通知機能もあります。
- 5
- 利用限度額の設定変更や利用停止が可能
- カードごとの利用限度額の設定や、Visaデビット機能の一時利用停止/解除もWebから簡単に行えます。
- 6
- 0.3％キャッシュバック（※）
- ポイントではなく「現金キャッシュバック」のため、ポイント交換の手間がありません。「実質的な経費削減」につながります。
- ※対象期間のご利用金額を合計し、1,000円ごとに3円で計算のうえ、原則、半年ごと（5月・11月）にキャッシュバックします。
- 7
- 所定の条件で年会費無料
- メインカードは初年度年会費0円、翌年以降は年会費1,100円（税込）。サブカードは初年度及び翌年以降年会費550円（税込）。メインカード、サブカードともに年1回以上の利用で翌年度の年会費無料になります。
- 1
法人デビットカードの仕組みや選び方、りそなビジネスデビットカードの特徴などについて、さらに詳しく知りたい方はこちらの記事をご覧ください。
まとめ
経費精算の効率化は、単なる「時短」ではありません。経理業務の透明性を高め、従業員が本来の業務に集中できる環境を整えるための重要な「経営戦略」です。
りそなグループが提供する「法人クレジットカード」および「りそなビジネスデビットカード」は、日々の決済手段にとどまらない、貴社のバックオフィス改革と成長を力強く支えるビジネスパートナーです。
まずは、現状の精算業務にどれだけのコストや手間がかかっているか、検証することから始めてみませんか？
ビジネスの成長スピードを加速させる、最適な決済スタイルをお選びください。
りそなグループ銀行に事業用の口座をお持ちの方
法人クレジットカード
りそなビジネスデビットカード
口座をお持ちでない方
事業用の普通預金口座をお持ちでない方は、まずは口座開設をお申込みください。
本記事は時点の情報に基づいて作成しておりますが、将来の相場等や市場環境等、制度の改正等を保証する情報ではありません。
よくあるご質問
- Q領収書をスマートフォンで撮影して保存したら、原本は廃棄できますか？
-
A電子帳簿保存法の「スキャナ保存要件」を満たすシステムを利用していれば、原本の廃棄が可能です。
スマートフォンで撮影した画像データに、定められた入力期間内にタイムスタンプを付与するなどの適切なデジタル処理を行うことで、法律上の要件をクリアできます。要件を満たした運用が定着すれば、チェックが終わった領収書の原本はその場で破棄して差し支えありません。
- Q法人カードを社員に持たせると、私的利用のリスクが高まりませんか？
-
A むしろ、現金精算よりも不正利用の抑止力が高まります。従来の現金精算や手書きの領収書の場合、内容の偽造や金額の改ざん、あるいは白紙の領収書を悪用した架空請求などが比較的容易に行えてしまうリスクがありました。 一方、法人カードを利用した場合は「いつ・どこで・何に・いくら使ったか」が、カード会社が発行する利用明細に明記されます。これが心理的抑制力となり、私的利用の防止や不正の早期発見に直結します。
- Q会社を設立したばかりですが、法人カードを申し込めますか？
-
A はい、お申込みいただけます。なお、カードの種類によって以下のような違いがあります。 ＜法人クレジットカードの場合＞ りそなグループ（りそな銀行、埼玉りそな銀行、関西みらい銀行、みなと銀行）に口座をお持ちの企業であれば、設立年数にかかわらず申し込みができます。
※カードの入会には所定の審査がございます。審査の結果、ご希望にそえない場合もございますので、あらかじめご了承ください。 ＜りそなビジネスデビットカードの場合＞ りそなグループに事業用の普通預金口座をお持ちの法人であれば、設立年数にかかわらず申し込みができます。デビットカードは口座から即時引落される仕組みであるため、原則として設立の年数や赤字決算であるかどうかにかかわらず、スピード発行が可能です。
※カードご利用者は15歳以上に限ります。また、非居住者の方、任意団体はご利用いただけません。
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執筆者・監修者
中野裕哲
プロフィール：税理士法人V-Spiritsグループ／税理士法人・社会保険労務士法人・行政書士法人V-Spirits、V-Spirits総合研究所株式会社代表。起業準備から起業後の経営まで、窓口ひとつで支援するV-Spiritsグループを主催。年間約1,000件の起業相談を無料で受け、多くの起業家を世に送り出している。経済産業省後援の起業支援ポータルサイト「DREAM GATE」にて12年連続相談件数日本一。専門分野はビジネスプランのブラッシュアップ、事業計画書作成、創業融資・補助金・助成金の支援、税務会計、人事労務、会社設立、許認可等。その他にも、ブランディング、マーケティング、集客・販促などのアドバイス、人脈の紹介まで行う。著者・監修書に『オールカラー 個人事業の始め方』（西東社）、『相談件数No.1のプロが教える 失敗しない起業 55の法則』（日本能率協会マネジメントセンター）などがある。
- ※りそなグループが監修しています。
